Am 28. September 2023 fanden sich alle SAP-Keyuser wieder zu einem Workshop in Großweikersdorf zusammen. Sie erhielten Informationen zu den nächsten Terminen und konnten Ihre Inputs zum Ablauf der Anwenderschulungen in die Pläne einfließen lassen.

Das Projektteam zeigte ihnen die Prozess-Darstellungen, die sie demnächst in weiteren Meetings detailliert besprechen werden.

Des Weiteren schärften wir das Rollenbild Keyuser, verglichen und testeten gemeinsam verschiedene SAP- Dokumentationen und lösten im SAP kniffligere Geschäftsfälle.

Im Block „train the trainer“ wurden Grundlagen der Wissensvermittlung, Lerntypen, Kommunikation und Tipps und Tricks besprochen, die während der Begleitung durch die Keyuser in den Schulungswochen als auch danach bei den Übungstagen zur Anwendung kommen werden.

Eure Keyuser sind:

BGM:                    Julia Monscheiner, Reinhart Kuschel

BFH:                      Marion Autherith, Martin Geyer, Mirson Berisha, Stefan Pennerstorfer

WBC:                    Lisa Haas, Mathias Teichtmeister

Agrar:                   Cornelia Jaros, Hanna Dienstl, Manfred Rautter, Matthias Resch, Clemens Pölzl

Energie:               Engelbert Tragschitz

Am 17. August war der erste Schulungstag der Buchhaltung!

Mit einer frühzeitigen Urlaubsplanung und Urlaubsvertretungen ist es uns gelungen, dass alle Rechnungswesen-Mitarbeiter:innen die Sommerurlaube bis 14. August konsumiert haben. Seit 16. August sind wir wieder alle im Büro und wechseln zwischen Tagesgeschäft, SAP-Schulung, SAP-Tests und AXP-Buchungen hin und her. Der erste Schulungstag fand am 17. August in Absdorf statt, am 21. und 22. August war das gesamte Rechnungswesen-Team im eigens eingerichteten Schulungsraum am Standort Großweikersdorf.

Der Fokus im Projektteam liegt im Moment auf die Organisation der im August beginnenden Schulungen. In der Buchhaltung werden wir am 17. August 2023 mit der SAP Schulung beginnen. Die Kolleg:innen für den Bereich „Ware“ starten Ende August mit der Key User Schulung. Um sehr praxisrelevante Schulungen abhalten zu können, werden in den nächsten Wochen noch konkrete Geschäftsabläufe für Übungsbeispiele vorbereitet. Mit dieser Vorarbeit wird es möglich sein, unser „Tagesgeschäft“ ganz konkret üben zu können.

In den letzten Wochen haben die Projektworkshops gemeinsam mit der Raiffeisen Informatik Solution (RIS) stattgefunden. In diesen Terminen wurden uns von der RIS die Bedienung des SAP-Systems für die Bereiche Verkauf, Einkauf und Lagerhaltung erklärt. Wir stellten konkrete Fragen zur Handhabung unserer Geschäftsabläufe im SAP. Sehr viele Fragen konnten sofort beantwortet werden und wir bekamen ein Verständnis, wie unsere derzeitigen AXP-Abläufe im neuen System funktionieren werden. Einige Fragestellungen zur richtigen Handhabung unserer kaufmännischen Abläufe wurden seitens RIS aufgenommen und werden in den nächsten Tagen/Wochen geklärt werden.

Seit dem Projekt Start am 20. April 2023 wurden bereits 1.400 Arbeitsstunden geleistet. In der Buchhaltung wurde der Kontenplan abgestimmt und Konten angelegt. Auch die zukünftige Struktur unserer Kostenstellen wurde erstellt. Zum Beispiel werden- so wie in allen anderen SAP Lagerhäusern- alle Tankstellen zukünftig als eigene Kostenstelle geführt. Die Kundenstammdaten in der AXP wurden nach mehreren Gesichtspunkten analysiert und SAP konform formatiert. Anfang Juni hat eine SAP Systemdemo für SAP Key-User und Experten stattgefunden. In diesem Terminen wurde ein Überblick zu unseren zukünftigen Tätigkeiten im Einkauf und Verkauf gegeben. Mitte bis Ende Juni werden noch Prozessworkshops zur Transformation der AXP Arbeitsschritte ins SAP stattfinden. Der Projektfortschritt ist sehr zufriedenstellend und wir liegen im Plan.

Am 20. April 2023 ging es endlich los. Am abend wurden alle Standortleiter:innen und zukünftige Keyuser zum Kick-off Meeting in das Veranstaltungszentrum Niederrußbach eingeladen. Hier wurde ein erster Überblick über den gesamten Projektablauf sowie auch über den Schulungskalender gegeben. Nach den Eckdaten wurde die SAP-Maske vorgestellt und auch die Arbeitsweise und Eingaben der wichtigsten und häufigsten Geschäftsprozesse wie zum Beispiel die Bearbeitung einer Kund:innenanfrage, von der Angebotserstellung bis zur Übernahme in die Auftragsbestätigung, den Lieferschein und der anschließenden Abrechnung. Einkaufsseitig erhielten die Teilnehmer:innen Einblick in die Lagerstandserfassung und den Bestellprozess. Die vielen Fragen unserer Kolleg:innen wurden ausführlich beantwortet und auch im Anschluss bei Speiß und Trank besprochen.