Es wurde in den vergangenen Wochen Vieles im Zeitplan geschafft. Im Folgenden haben wir ein paar Themen zusammengestellt:

Fast alle C-Artikel wurden bearbeitet – also Infos und Nummern im Artikelstamm ergänzt, unsere wichtigsten Prozesse wurden visualisiert und die Integrationstests, bei denen KU die SAP-Funktionen zur Freigabe testeten, waren erfolgreich.

Im Lenkungsausschuss des Projekts werden regelmäßig Themen abgestimmt und nächste Schritte entschieden. Am 04. September 2023 nahm auch RWA Vorstandsdirektor Stefan Mayerhofer teil und unterstrich damit die Wichtigkeit der Umstellung auf SAP unsere Genossenschaft zukunftsfit zu gestalten.

Leider kam es auf Seite unseres IT-Partners (RIS) zu technischen Problemen bei der Daten Migration im Bereich Geschäftspartner (Lieferanten, Kund:innen). Dadurch entstanden die ersten Verzögerungen im Projektablauf und es müssen Daten zum Teil korrigiert werden. Wir möchten aber auch in diesem das qualitativ höchstmögliche Ergebnis für unsere Genossenschaft erzielen.

Inzwischen ist es wieder möglich Neukunden anzulegen. Wir bitten alle Kolleg:innen – wie zuletzt vereinbart – das neue Formular (hier der LINK) zu verwenden um die Anlage- oder Änderungswünsche an die Kundenbuchhaltung in der Zentrale in Absdorf (unter kunden@absdorf.rlh.at) bekanntzugeben.

Seit 2. Oktober 2023 arbeitet die gesamte Buchhaltung in SAP. (siehe Mail von Thomas Hoffmann vom 02.10.23, 17:17)

Im Oktober widmen sich Spartenleiter, Gebietsleiter, ausgewählte Mitarbeiter:innen und Key User den neuen Prozesse: Was ändert sich? Wie ist künftig welcher Schritt zu setzten? Welche Vorgaben sind verbindlich einzuhalten?

14 Kolleg:innen haben bereits ihre Key User Schulung erfolgreich absolviert, dokumentieren zurzeit noch ihre Tipps und Üben eigenständig in dem neuen Programm. Sie werden euch gerade zu Beginn eine wertvolle Stütze sein. Wir bedanken uns schon jetzt für die Bereitschaft die Rolle des Key Users zu übernehmen!

Jede:r Anwender:in erhält im Zeitraum von 6. Nobember bis 7. Dezember eine Woche Schulung durch einen Lagerhaus-Erfahrene:n Trainer:in. Über Eure jeweiligen Termine wurdet bzw. werdet ihr in diesen Tagen informiert. Jede Gruppe wird zusätzlich von 3 Key Usern begleitet, die euch beim Lernen und Ausprobieren zur Seite stehen werden. Unsere Key User werden anschließend auch die für alle Anwender:innen verpflichtenden zwei Übungstage begleiten. Diese Termine werden noch bekannt gegeben und werden spartenspezifisch angeboten.

Am 23. Oktober findet das nächste SAP After-Work-Treffen statt. Je näher die Schulung rückt und es zu Änderungen im Ablauf kommt, desto mehr Fragen oder Themen werden aufkommen. Lasst uns diese gerne bei einem guten Gläschen Wein beantworten und diskutieren. Ab ca. 2 Wochen davor könnt ihr euch dazu anmelden und eure Fragen vorab per Mail an SAP-Projekt@absdorf.rlh.at übermitteln. So können wir nötige Dokumentationen und Beispiele vorbereiten und die Zahl an Plätzen reservieren.

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Die Filialleiter:innen konnten sich einen ersten Eindruck des Projektes und der neuen Software bei der Kick-Off Veranstaltung verschaffen

Unsere Key User und Mitarbeiter:innen ausgewählter Positionen erhielten in einem „Look & Feel“ genannten Termin den ersten tieferen Blick ins SAP-System

Vieles passierte bereits hinter den Kulissen. So hat das Projekt-Team bereits eine Menge vorbereiten und erledigen können:

bei ca. 75% der Artikel wurden für SAP nötige Informationen im Artikelstamm ergänzt oder angepasst
auch Kund:innen- und Lieferant:innendaten wurden geprüft, korrigiert, vereinheitlicht und doppelte Einträge zusammengeführt
die im Tagesgeschäft angewandten Abläufe wurden exakt erhoben und dokumentiert
der Projektteil für die Anlagenbuchhaltung sowie die SAP-FI-CO Konfigurationen wurden abgeschlossen

In den Prozessworkshops, bei denen aus allen Sparten Kolleg:innen dabei waren, wurde besprochen, wo sich unsere Prozesse von denen anderer Lagerhäuser unterscheiden und Sonderfälle sowie deren Abbildung in SAP diskutiert.

Im regelmäßig stattfindenden Lenkungsausschuss wurde unter anderem das, durch das Projekt-Team aufgesetzte, Schulungskonzept abgesegnet. Die Märkte tauschen bereits die Preisetiketten an den Regalen, wodurch künftig die Bestellung per MDE Gerät am Regal erfolgt. Der Schulungsraum in Großweikersdorf ist eingerichtet und wartet auf seinen ersten Einsatz. Im Zuge der Umstellung auf SAP wurden auch neue MDE Geräte (Zebra MC33-00) bestellt. Per Ende Juli haben die Kolleg:innen des Projektteams bereits 2.920 Arbeitsstunden investiert. HERZLICHEN DANK DAFÜR!

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Zurzeit beschäftigen wir uns mit der Prüfung und Nachbearbeitung der neuersten Auswertungen zu Kund:innen und Artikel sowie mit der Kundenkategorisierung und dem Thema Preise und Konditionen.

Das Buchhaltungsteam startet schon am 17. August mit der SAP-Schulung. Die Schulung im Bereich FI-CO beschäftigt sich natürlich mit anderen Aspekten wie die Anwender Schulung für Kolleg:innen im Kund:innenkontakt und Verkauf.

Die Schulungen für Key User der einzelnen Sparten sind für den Zeitraum von 29. August bis 11. September geplant. Die Organisation dazu läuft bereits. Nach der Schulung geht es in die Testung, in der alle möglichen Fälle nochmal konkret bis zur Fakturierung durchgespielt werden. Ab August bieten wir auch SAP After-Work-Treffen an, um Ihnen die brennendsten Fragen zu SAP und den Weg bis zum Go-Live beantworten zu können. Informationen und Einladungen finden Sie ebenso im IntrAnet.

In unserem Projektplan gibt es folgende Go-Live Termine:

Geschäftspartner, 18. September: Die Daten der Geschäftspartner sind die ersten die auf SAP hochgeladen werden. Zunächst werden die Daten noch auf beiden Systemen gespeichert und Buchungen von der AXP via Schnittstelle übernommen.

FI-CO, 2. Oktober: Die Buchhaltung und das Controlling steigen auf SAP um. Am Anfang laufen beide Systeme parallel, SAP ist aber das primäre System.

Artikel, 27. November: ab diesem Tag sind alle Artikel in SAP angelegt, neue C-Artikel werden dort erfasst und in die AXP/Alpha kopiert. Im Kund:innenkontakt verwenden wir weiterhin noch das bisherige System.

Ware, 11. Dezember: Ab sofort nutzen alle Mitarbeiter:innen in unserer Genossenscahft SAP. Der Einkauf, der Verkauf und die Verrechnung erfolgen ausschließlich in SAP

Im Moment ist es wichtig, spartenübergreifend ein einheitliches Verständnis der Nutzung von SAP zu erarbeiten – auch um die Vorzüge von SAP bestmöglich nutzen zu können und Ihnen einen angenehmen Umstieg zu ermöglichen.

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Key-User KU	Key User sind Kolleg:innen die früher und noch intensiver als andere geschult werden, anschließend das System testen und später alle Anwender:innen bei Fragen oder Unsicherheit unterstützen werden. Es gibt aus jeder Sparte Key User
Expert:innen	Als Expert:innen werden im Projekt Kolleg:innen bezeichnet, die in einzelnen Projektphasen wichtige Beiträge aus der bisher gelebten Praxis (z.B. zu Abläufen) geben, im Gegensatz zu Key Usern aber nicht bei Fragen zur Bedienung von SAP zur Verfügung stehen werden.
Lenkungsausschuss (LA)	In regelmäßigen Abständen kommen Entscheidungsträger:innen zusammen um komplexe Themen abzustimmen bzw. Entscheidungen zu treffen. Der Lenkungsausschuss besteht aus Projekt-Auftraggeber (David Oberholzer), den Spartenleitern (Herbert Honc und Erwin Thyri), dem führenden Projektteam (Thomas Hoffmann als Projektleiter, Peter Eder und Rudi Zehetgruber als Teilprojektleiter sowie Sonja Pricken und Michael Frei aus dem Projektteam).
Geschäftspartner	bezeichnet alle Lieferanten und Kund:innen – also Personen oder Organisationen mit denen wir arbeiten
C-Artikel	Sind jene Artikel aus unserem Sortiment, die wir zusätzlich zu den gelisteten Produkten der RWA führen und daher auch selbst im System warten müssen.
FI-CO	ist die Abkürzung für Finanzen und Controlling, man könnte auch Rechnungswesen sagen.
Go-Live	als Go-Live Termin bezeichnet man den Termin, an dem das neue System oder der neue Prozess die Vorgängervariante ablöst

SAP Umstellung im Lagerhaus Absdorf-Ziersdorf

Überblick

Status und Rückblick